Загальна інформація про систему та принципи роботи

 

На підставі якого документу подається інформація до системи MedData?

Згідно з Розпорядженням керівника робіт з ліквідації наслідків медико-біологічної надзвичайної ситуації природного характеру державного рівня пов’язаної із поширенням коронавірусної хвороби COVID-19 від 11.02.2021 року №4 ДП “Медичні закупівлі України” має забезпечити можливість збору інформації щодо логістики та залишків вакцини від COVID-19 через інформаційно-аналітичну систему MedData.

 

Коли саме інформація про вакцину має з’явитися в кабінеті користувача?

ДЛЯ ЗОЗ - регіональний склад вносить інформацію до MedData про розподіл у день розподілу (не пізніше 18:00 поточного дня). Коли рег.склад відображає таку інформацію в системі - вона автоматично з’являється у кабінеті ЗОЗ. 

ДЛЯ РЕГ.СКЛАДУ - національний склад вносить інформацію до MedData про розподіл у день розподілу (не пізніше 17:00 поточного дня). Коли нац.склад відображає таку інформацію - вона автоматично з’являється у кабінеті рег.складу.

Додатково зазначимо: нац. склад вносить дані про кількість розподіленого на регіон до MedData в день отримання наказу МОЗ. А дані про накладну (за якою вакцина прямує від нац.складу до рег.складу) та дату поставки в регіон - саме в день відвантаження до 17:00 (якщо відвантаження відбувається вночі або рано-вранці - інформація нац.складом вноситься до 09:00 наступного дня). 

 

Кому можна висловити побажання щодо покращення обслуговування, задоволеністю сервісу, форми звіту, відображення полів тощо?

Ви можете направити запит до служби техпідтримки системи MedData через форму Створити запит з темою Відгуки/побажання.

 

Кому можна поставити загальні питання стосовно роботи системи MedData, заповнення форм звітності?

З загальними питаннями можете звертатися до колл-центру (в горизонтальному меню обрати Технічна підтримка - Контакти техпідтримки)

 

До кого можна звернутися зі специфічними питаннями, які стосуються технічних проблем роботи системи, неповного відображення або не відображення інформації про вакцину?

У такому випадку звертайтеся до технічної підтримки, а саме необхідно надіслати запит через форму Створити запит (в горизонтальному меню Технічна підтримка - Створити запит).

 

Якщо після переходу за посиланням не відображається вкладка зі звітністю, що робити?

В такому разі не було пройдено авторизацію. Всім авторизованим користувачам відображаються наразі три вкладки на головній горизонтальній панелі: Головна, Технічна підтримка та Звітність. Тому вам необхідно спочатку авторизуватися.

 




Отримання даних для входу та авторизація

 

Чи мала вже відповідальна особа ЗОЗ отримати дані для входу?

Дані для входу мають бути розіслані з моменту надходження вакцини в Україну. Дані для входу в особистий кабінет відповідальна особа отримає у листі на електронну адресу (лист може потрапити у спам).

 

Як можна буде отримати дані для входу в обліковий запис користувача?

Дані для входу в особистий кабінет надсилаються на ел.адресу користувача-відповідальної особи (яку було надано до ДП “Медичні закупівлі України”). Якщо ви не отримали лист - рекомендуємо перевірити папку зі спамом.

 

Знаємо, що дані з доступом мали бути надіслані відповідальній особі закладу, але так і не отримали. Як діяти?

Якщо ви не отримали лист з даними для входу - перевірте у папці зі спамом вашої електронної адреси (це може бути ваша персональна ел.адреса, робоча ел. адреса або ел.адреса вашого закладу - в залежності від того, яку ел. адресу було надано до ДП МЗУ). Якщо в папці зі спамом немає такого листа - зробіть запит через форму Створити запит на вкладці Технічна підтримка до служби техпідтримки, обравши відповідний тип запиту Проблеми з авторизацією, а також додавши, що було перевірено всі можливі ел. адреси та перевірено папку зі спамом.

 

Ремарка: Дані для входу можуть бути надіслані лише на ту ел. адресу, що була надана до ДП МЗУ. Якщо відповідальна особа в закладі змінилася - треба надіслати оновлену інформацію про нову особу (через регіонального координатора - контакти)

 

Не виходить авторизуватися.

Якщо дані для входу є, але не виходить пройти авторизацію. Необхідно:

  1. Перевірити посилання, має бути саме: https://vaccine.meddata.com.ua/ (є ще https://meddata.com.ua/ та https://covid19.meddata.com.ua/  різні судбомени для різних типів звіту);
  2. Якщо посилання вірне - перевірити коректність введення логіну та паролю: логін та пароль вноситься без пробілів (пробіл=знак), перевірте чи обрано англійську мову та чи раптом не включено caps lock.
  3. Не виходячи із вікна браузера, очистити кеш-пам'ять, натиснувши комбінацію клавіш на англійській розкладці клавіатури Ctrl+Shift+I потім комбінацію Ctrl+F5.
  4. Нічого з вищезазначеного не допомагає - звертайтеся до служби техпідтримки, а саме необхідно надіслати запит через форму Створити запит (в горизонтальному меню Технічна підтримка - Створити запит).

 

Забули пароль та/або змінилася особа, що вносить інформацію.

Ви можете:

  1. Скористатися кнопкою “Забули пароль” для самостійного присвоєння нового паролю.
  2. Логін та пароль надсилається лише особі, чиї дані було надано до ДП МЗУ, як особи, відповідальної за внесення інформації. Про зміну у контактних даних відповідальної особи або самої особи - необхідно повідомити через регіонального координатора оновлені дані.

 

Чи може один заклад мати кілька акаунтів, щоб дані могли вносити різні спеціалісти?

Ні, для уникнення хаосу в системі, створюється один обліковий запис на один заклад.

 

Чи може інша особа в закладі вносити інформацію до системи MedData?

Відповідальною за надані дані є особа, на яку створено обліковий запис в системі.

 


 

Отримали дані та авторизувалися - що далі робити відповідальній особі (ВО) від ЗОЗ?

  1. Подача інформації про використання вакцини (тобто заповнення форми Використання вакцини ВО від ЗОЗ) починається з того дня, як вакцина надійде у ваш заклад. Коли вакцина надходить у заклад - автоматично в вашому кабінеті відображається інформація про таку вакцину - отже, треба вже звітувати (в щоденному режимі).
  2. Подача інформації (заповнення форми) про Холодове обладнання. Необхідно заповнювати вже з моменту отримання доступів до кабінету. Обов’язкова подача до 28 лютого 17:00. Подача такої інформації відбувається в щомісячному режимі до 17:00 останнього дня місяця.

 


 

Розподіл вакцини на заклади охорони здоров'я області

 

Коли інформація про вакцину, що надійшал на рег.склад, з'явиться у кабінеті?

Інформація відобразиться, коли національний склад внесе інформацію про розподіл на регіони в систему.

 

Як саме відображати в системі розподіл на заклади регіону, чи треба розподіляти на пункти щеплення?

Рег.склад в системі має розподілити вакцину на юридичну особу-заклад охорони здоров'я. У розрізі пунктів щеплення така інформація не відображається.

 

Коли необхідно вносити інформацію про розподіл з рег.складу на заклади охорони здоров'я?

Таку інформацію можна відображати одразу по відвантаженню. Але не пізніше 18:00 поточного дня.

 

До кого звертатися, якщо відображають некоректні дані або якщо вакцину отримали, але в системі ще не з'явилося?

Звертайтеся одразу до техпідтримки - для цього надішліть запит через форму на сайті Створити запит (обирайте тип запиту - Проблеми з відображенням некоректних даних)

 


 

Подання інформації про використання вакцини ЗОЗ

 

Де знайти форму для подання звіту про використання вакцини?

Щоб перейти на форму Використання вакцини необхідно, після авторизації, в горизонтальному меню натиснути ЗВІТНІСТЬ-Використання вакцини (детальніше про заповнення в інструкції).

 

Які терміни подання інформації про використання вакцини?

Інформація про використання вакцини від COVID-19 подається щоденно з 12:00 до 17:00 (навіть у вихідні дні, свята) за попередню добу. Якщо використання у цей день не було - ставиться “0”.

 

Як звітувати, якщо вакцина закінчилась?

Якщо розподілену вакцину було використано у повному обсязі, а закладом було прозвітовано за неї, відповідно, в системі зникає поле для щоденної звітності. Після нового розподілу, віконце для подання звітності знову буде доступне. 

 

Чому саме з 12 до 17 години?

Система MedData буде мати алгоритм контрольних перевірок, який має забезпечити подання якісних даних. Внесені дані відповідальною особою закладу про використання вакцини будуть співставлятися з даними, які подали лікарі до ЕСОЗ.

У випадку, якщо ці дані не співпадають - після натискання користувачем кнопки “Зберегти” (вкладка “Використання вакцини” в пункті меню “Звітність”) на екрані виникне інформативно-попереджувальне віконце. Необхідно перевірити дані, що вносите, та зазначити коректні. Отримання інформації з ЕСОЗ відбувається до 12 години кожного дня, тому важливим є подання інформації про використання до системи MedData саме після 12:00.

 

 Чи необхідно вносити інформація до системи у вихідні дні?

 Так, згідно Розпорядження керівника робіт від 11.02.2021 року №4 інформація в систему вноситься в щоденному режимі. Якщо у вас не було використання вакцини у якийсь із днів - форма заповнюється (в такому випадку проставляються “0”). 

 

Чи можна внести зміни до звіту, що відправлено сьогодні?

До 17:00 - так. Звертаємо вашу увагу на те, що звіт подається в визначений часовий проміжок з 12:00 до 17:00. 

 

 Чи можна переглянути звіт, що був поданий 3 дні тому?

В системі відображаються дані за останній звітній день. Наразі можливості переглядати історію немає.

 

Як вносити до системи інформацію про використання вакцини різними пунктами щеплень, що підпорядковані одній юридичній особі?

Інформація про використання вакцини вноситься загалом за всіма пунктами щеплення (тобто агреговано).

 

 Хто веде облік вакцини, яку було виділено на використання мобільною бригадою?

Звітує за використання вакцин відповідальна особа юридичної особи, до якої відноситься дана мобільна бригада.

 

До кого звертатися у разі виявлення неточностей, неспівпадінь у інформації про вакину, що відображається в персональному кабінеті, або відсутності отриманої вакцини у звіті?

Звертатися до технічної підтримки, а саме надіслати запит через форму Створити запит (в горизонтальному меню Технічна підтримка - Створити запит)

 

До кого звертатися, якщо наявні питання стосовно доставки, неспівпадінь номерів партій, бухгалтерських документів тощо. 

Даною інформацією володіють відповідальні особи за логістику регіонах. Контакти осіб можна дізнатись за телефоном нашого контакт-центру.

 

Як розуміти значення поля у формі звіту про використання вакцини: Використано за звітній день (од.)?

В це поле вноситься інформація про кількість вакцини в одиницях виміру, яку було використано для імунізації населення. Якщо вакцину було розбито/пошкоджено/ліквідовано - інформація вноситься у інше відповідне поле.

 

Що робити, якщо під час заповнення форми "Використання вакцини" не зберігаються дані:

  1. В разі натискання на кнопку «Зберегти» нічого не відбувається – можливо ваша сесія закінчилася, так як дані вносилися довго. Для її актуалізації паралельно, не закриваючи цю вкладку, необхідно відкрити нову в цьому ж браузері та знову авторизуйтесь в MedData. Після авторизації поверніться на першу вкладку, де вводили дані, та знову натисніть кнопку «Зберегти».
  2. При натисканні кнопки “Зберегти” система може сповістити про невідповідність даних про використання вакцини, що користувач вносить зараз, з даними, які були подані лікарнями до ЕСОЗ. Користувач має перевірити, виправити в разі необхідності, та натиснути кнопку “Зберегти”.

 

 


 

 

Заповнення форми Холодове обладнання

 

Де знайти форму для подання звіту про холодове обладнання?

Щоб перейти на форму Холодове обладнання необхідно після авторизації в горизонтальному меню натиснути ЗВІТНІСТЬ-Холодове обладнання та натиснути кнопку Додати (детальніше про заповнення в інструкції

 

Як часто подається інформація про стан холодового обладнання?

Вперше така форму заповнюється до кінця місяця отримання вакцини (лютий місяць). Потім інформація має оновлюватися щомісячно не пізніше 17:00 останнього дня місяця.

 

Як подати щомісячний звіт про стан холодового обладнання?

Дані про стан холодового обладнання необхідно оновлювати в разі, якщо відбулися зміни за звітний місяць (змінилась кількість населення / додалася нова одиниця обладнання / вибула наявна тощо) до 17:00 останнього дня звітного місяця.

Якщо дані за попередній місяць не змінились, звіт не потребує редагування / оновлення та залишається без змін.

 

"Кількість розбитого (виявлено при інвентаризації)" вказувати дані по розділеній вакцині чи пошкодженій?

У звіті вказується кількість розбитих (пошкоджених) вакцин, виявлених під час проведення інвентаризації.

 

Про яке саме холодове обладнання треба вносити інформацію?

Інформація має подаватися про все наявне в закладі (та у всіх пунктах щеплення, які підпорядковані закладу) холодове обладнання, яке виділено для зберігання імунобіологічних препаратів (вакцини), будь-якої, не лише від COVID-19. Інформація про побутові холодильники вноситься лише у тому випадку, коли дане обладнання виділено закладом спеціально для зберігання будь-яких вакцин.

 

 Якщо 60% холодового обладнання закладу зайняте іншою вакциною, його теж враховувати при подачі звітності?

Так, дана інформація потрібна для прогнозу, чи буде мати можливість заклад зберігати ту чи іншу кількість вакцини (в перспективі).

 

Чи має бути окреме обладнання для зберігання вакцини від COVID-19?

Вакцина від COVID-19 може зберігатися в одному холодильнику/місці з іншою вакциною (але не з іншими медичними препаратами). Далі треба керуватися вимогами департаменту охорони здоров’я вашого регіону.

 

Як виміряти розміри камери?

Вимірюється по внутрішній камері у сантиметрах (НЕ зовнішні габарити)

 

Як визначити кількість населення, що обслуговується (для звіту про холодове обладнання регіонального складу)?

Для рег.складів кількість населення береться на офіційному сайті Держстату (останні дані) за всією областю.

 

Як визначити кількість населення, що обслуговується (для звіту про холодове обладнання закладу охорони здоров’я)?

Для ЗОЗ брати таку інформацію необхідно з планів імунізації на 2021 рік, які складалися в кінці 2020 року. В форму по кожій одиниці обладнання вказується однакова кількість населення.

 

Що таке Унікальний ідентифікатор холодового обладнання?

Це інвентарний номер обладнання у вашому закладі.

 

Як правильно вносити термосумки до системи?

Якщо сумки прекваліфіковані ВООЗ показуємо цю кількість в системі. Якщо не прекваліфіковані не показуємо.

 

Які розміри термоконтейнера вказуються?
Розмірів у термоконтейнера або сумки повинно бути три щоб можна було вирахувати його об'єм.

 

Як бути, якщо не відомо рік випуску термоконтейнера?

Якщо рік випуску обладнання невідомий, вказуємо 1990.


 

ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ

 

 

Коли і кому необхідно подати інформацію про інвентаризацію вперше?

Вперше така інформація подається до системи станом на 28 лютого. Форму інвентаризації в системі заповнюють заклади, які отримували вакцину у звітному місяці. Якщо заклад ще не отримував вакцину - форма інвентаризації не зповнюється.

 

Коли необхідно подавати інформацію в систему про інвентаризацію?

Інформація подається щомісячно станом на останній день місяця.

 

Які строки заповнення форми Інвентаризація?

Звіт має бути поданий до кінця другого дня місяця, наступного за звітним.

 

Коли з'явиться інформація в формі інвентаризації і коли можна вже буде подати дані?

Форма Інвентаризації стає доступною до заповнення в перший день місяця, наступного за звітним. Дані мають бути подані протягом перших двох днів місяця, натспуного за звітним.

 

Де саме в системі подати інформацію за результатами проведеної інвентаризації?

Необхідно в горизонтальному меню обрати ЗВІТНІСТЬ-Інвентаризація. Після переходу у вас буде відображено перелік вакцини, яку ви отримали у розрізі кожної накладної за звітний місяць.

 

Чому в формі Інвентаризації не відображено жодних даних?

Форма Інвентаризації стає доступною до заповнення в перший день місяця, наступного за звітним. Дані в формі Інвентаризції з'являються, якщо закладом було отримано вакцину у звітному місяці та/або були залишки на перший день звітнго місяця. Якщо у вас вакцина є в залишках, але не відображається жодна інформація в формі інвентаризації, необхідно зв'язатися з технічною підтримкою.

 

Чи треба подавати інформацію про залишки та розлив у всіх пунктах щеплення даного закладу охорони здоров'я?

Так. Також враховується інформація про залишки та розлив мобільними бригадами, які сформовані в даному ЗОЗ.

 

Де знаходиться інструкція по заповненню форми інвентаризації?

Інструкція для ЗОЗ.

Інструкція для регіонального складу.

 

ПЕРЕМІЩЕННЯ ВАКЦИНИ МІЖ ЗАКЛАДАМИ

 

Чи є можливість в системі здійснити переміщення між ЗОЗ на місцевому рівні?

Так, в кабінеті ЗОЗ є можливість розподілити вакцину на інший ЗОЗ. Подробиці в інструкції для закладів охорони здоров’я.

 

Які дані необхідно знати для розподілу вакцини між ЗОЗ?

При розподілі необхідно знати ЄДРПОУ закладу, номер та дату видаткової накладної або акту на переміщення, кількість вакцин.

 

Чи можливий розподіл вакцини між регіональними складами?

На даний момент команда розробників працює над впровадженням даного функціоналу. Слідкуйте за оновленнями.

 

Як бути у випадку, якщо ЗОЗ зробив розподіл помилково, або вказав не ту вакцину?

Потрібно відредагувати розподіл, проставивши 0 у кількості розподіленого і зберегти. Додатково необхідно подати запит до техпітримки з темою "Некоректне відображення даних", зазначивши розподіл, який підлягає видаленню.

 


 

Як списати рег.складу вакцину, яка була розбита/пошкоджена та ін.

 


Необхідно дотримуватися дій, як і при розподілі вакцини на заклади. Лише у випадаючому

переліку закладів треба обрати останній пункт “Розбито/Пошкоджено/Розлито на складі”,

зазначити кількість розбитої/пошкодженої та ін. вакцини. В полях про накладну зазначити дані

актів списання (якщо такі є). Натиснути кнопку "Зберегти".